惠州知识产权管理体系认证申请需要那些材料

1发生商业活动（销售、宣传、会展）业务时，开展如下知识产权管理作业。
2商业活动前调查
2.1在销售、宣传、会展等商业活动前，市场部需对销售、宣传、会展产品的知识产权状态，如所用技术是否已申请专利，或是否经过人合法授权，所用商标或者标识是否已注册完成，是否侵犯商业活动目的地他人知识产权等向知识产权部提出审查检索申请，填写《知识产权检索申请表》。特别是对宣传方案中涉及的广告语、主题词进行必要的检索，避免商标侵权及不正当的商业用语招致的法律纠纷。
2.2知识产权部检索后，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的产品知识产权保护和风险方案，出具《知识产权风险评估报告》，并发送市场部。
2.3不是销售、宣传、会展的产品，如果以前没有进行知识产权的审查和分析，需要按照2.1执行。
2.4如果销售的是委托加工或贴牌生产产品，按照5.1执行。如果宣传、会展涉及此类产品应获得委托方的授权允许。
3市场监控
3.1在日常销售活动中，由知识产权部提供被监控的我方知识产权信息，市场部根据业务拓展的渠道及范围及时跟踪市场信息，对可能涉及的我方知识产权被侵权信息进行定期监控记录，每月登记《知识产权纠纷记录台账》，并提交知识产权部进行信息甄别或判断；如果发生纠纷事件，发现部门还需编制《侵权反馈表》。
3.2知识产权部结合信息甄别或判断结果，对具体的应对措施做出计划安排。
4产品升级
4.1产品升级或市场环境发生变化时，市场部及时进行跟踪调查，形成《产品升级、市场变化调查记录》，并通知知识产权部及时评估，调整知识产权保护和风险方案。
4.2知识产权部根据《产品升级、市场变化调查记录》，制定知识产权保护方案并进行评估，出具《知识产权评估报告》，适时形成新的知识产权。
5销售合同
5.1签署销售合同时，如果是委托加工、来料加工、贴牌生产等销售合同，合同要列明知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等知识产权条款，必要时应要求对方提供知识产权许可证明。

1保密工作开展和检查
1.1 保密工作归口部门
知识产权部负责开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。
1.2 保密工作的开展
开展保密工作前，由知识产权部起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起按照《保密管理程序》的要求开展保密工作。各部门负责界定各自的涉密人员、涉密载体、涉密设备，并开展日常管理。涉密区域由知识产权部负责界定，并要求涉密区域所在部门开展日常管理。
1.3 保密工作的检查
保密工作的检查由知识产权部负责，检查在知识产权管理体系内部审核前完成。检查内容涉及各部门涉密人员管理、涉密设备管理、涉密载体管理和涉密区域管理，并填写《保密工作检查表》，对检查出现问题的部门，知识产权部签发《保密工作问题整改通知》，限期整改。
2涉密人员管理
2.1本程序中所称的涉密人员是指在工作中产生、掌握、管理和大量接触企业秘密的人员，由知识产权部汇总登记《涉密人员清单》。
2.2在涉及绝密级企业秘密岗位工作或承担任务的人员为核心涉密人员，可接触绝密级、机密级、秘密级信息载体；在涉及机密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为重要涉密人员，重要涉密人员可接触机密级、秘密级信息载体；在涉及秘密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为一般涉密人员，可接触秘密级信息载体。
2.3涉密人员岗位定密程序：涉密人员的涉密等级界定，由各有关部门根据承担工作任务人员的实际涉密情况，提出人员涉密等级名单，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核确定后提交知识产权部汇总。
2.4公司对涉密人员实行动态管理。涉密人员所在部门根据涉密人员实际工作岗位、工作任务、职责范围的变化，及时提出调整涉密等级的初审意见，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
2.5知识产权部将汇总登记的《涉密人员清单》及时报备人力资源部，所有涉密人员应签订《保密协议》，明确自己应承担的保密责任、义务。相关协议应由知识产权部签订并存档保管。
3涉密设备管理
各部门应该对本部门可能造成知识产权流失的设备进行识别，识别对象包括计算机、传真机、打印机等。规定其使用目的、人员和方式，并对此设备张贴 “涉密设备”标识，做好登记在册记录，填写《涉密设备清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。涉密设备只允许授权使用人使用，可以通过自动控制授权使用的不用登记使用记录，不能自动控制的要做好使用登记，填写《涉密设备使用记录表》；非授权人使用需经过批准方可使用，并登记《涉密设备使用记录表》。

1 发生涉外贸易业务时，开展如下知识产权管理作业。
2向境外销售产品前，由市场部向知识产权部提出申请，填写《知识产权检索申请表》：调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼（诉讼信息可包括诉讼规定、律师费用、近期相关行业诉讼案例等），知识产权部根据检索结果制定《输出国（地区）法律法规状况报告》，并提供给市场部。
3向境外销售产品前，由市场部向知识产权部提出申请，填写《知识产权检索申请表》：调查检索相关产品的知识产权信息，分析可能涉及的他人知识产权。知识产权部检索后，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的产品知识产权保护和风险方案，出具《知识产权风险评估报告》，并逐级报审。
4向境外销售产品前，由市场部通过《内部联系单》提醒知识产权部，知识产权部应适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记（填写《知识产权申请审批表》等申请记录）。
5市场部应会同知识产权部对重要知识产权进行海关备案评估，填写《知识产权海关备案评估表》，根据评估结果，有必要的话可进一步采取相应的边境保护措施，由知识产权部进行知识产权海关备案，相关备案信息登记到《知识产权海关备案记录》。
6对外签署销售合同时，涉及委托加工、来料加工、贴牌生产等销售合同，合同要列明知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等知识产权条款，必要时应要求对方提供知识产权许可证明。

涉密载体管理
1密级及范围
公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：
1） **技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
3） 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；
4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
2保密期限
一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。
3涉密载体定密程序
由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
4涉密载体的控制
1）涉密载体的管理原则：秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。
2）涉密载体的制作：制作秘密载体，应当注明密级。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）的左上角标明密级；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。
3）涉密载体的收发与传递
a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需填写《涉密载体收发记录表》。
b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。
4）涉密载体的保存
a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。
c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总。
5）涉密载体的销毁
a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。
b.销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。
c.销毁纸介质涉密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。
d.销毁磁介质、光盘等涉密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
e.禁止将涉密载体作为废品出售。

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