深圳知识产权管理体系认证办理需要那些材料

1制定管理评审计划
1.1管理评审由总经理定期组织，对知识产权管理体系的适宜性、有效性进行评估。
1.2每年至少一次对管理体系的适宜性和有效性进行评审。
1.3管理评审实施前，管理者代表制定《管理评审计划》，明确评审目的、评审时间、评审内容和评审所需资料的准备等。经总经理审批后，由体系部在实施管理评审前两周向各相关部门和人员发放.
2管理评审相关内容
（1）知识产权方针的适宜性、有效性；
（2）管理目标的完成情况及新一轮目标分解计划；
（3）知识产权管理程序改进建议；
（4）资源需求；
（5）企业经营目标、策略及新产品、新业务规划；
（6）企业知识产权基本情况及风险评估信息；
（7）技术、标准发展趋势；
（8）体系（内、外部）前期审核结果；
（9）以往管理评估及内审评估的跟踪措施实施情况及有效性；
（10）体系运行问题经验采集表
（11）绩效考核情况
3评审会议组织
3.1由总经理或其*代理人主持，各部门经理或主管参加.
3.2会议主要议程如下：
（1）管理者代表作管理体系建立和运行情况报告或年度分析报告；
（2）各职能部门汇报本年度管理情况和/或目标实现情况；
（3）研究分析提交的书面评审资料；
（4）提出管理评审结论的意见。
4制定管理评审报告
4.1根据管理评审的结果形成书面的《管理评审报告》：
（1）评审的目的和范围、时间、参加评审的人员和组织；
（2）评审计划的实施情况、评审的依据和内容
（3）存在的问题及评审结论：
a) 管理方针和目标的改进建议
b) 体系文件符合性、适宜性和体系运行有效性的评价
c) 需要改进的内容及建议，资源需求。
4.2《管理评审报告》经总经理审批后由体系部发放给相关的部门。
5纠正及预防措施
（1）提出的待改进项目，体系部在会议后一周内向有关部门发出《内部审核矫正通知单》，有关部门应制定有效的纠正预防措施；
（2）由相关部门组织实施纠正和预防措施，并按时完成；
（3）由管理评审引起的体系文件更改，按《IPCX-001文件控制程序》要求执行。
（4）管理者代表*人员对纠正及预防措施实施效果和完成时间进行检查、评价和记录，对存在的问题，责任部门进一步采取纠正和预防措施，直到符合要求

1法律法规等外来文件的收集、管理
1.1知识产权部通过以下途径获取外来文件，并编制《知识产权信息收集渠道列表》
1）从专业报纸、杂志获取。
2）关注（国家、省、市各级）、部门（如科技局、知识产权局等）、行业或通过本地相关部门获取。
3）从知识产权代理机构等专业机构获取。
1.2选择与确定适应性
1）根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。
2）根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。
1.3外来文件可以目录式管理，以《法律法规及其他要求一览表》体现，对纸质外来文件，在适当位置加盖红色“外来文件”章；对电子档外来文件，需在文件名上加以标注，并定期从标准网站中查询其版本状态，及时更新，同时过期的外来文件作“作废文件”处理。
1.4获取的法律法规和其他要求信息可通过邮件、工作群、通知或宣传等方式及时传达各部门，各部门并将相关信息及时传达给有关部门员工。
1.5涉密文件的存档保管依据IPCX-014《保密管理程序》进行。
2档案管理
2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。
2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、涂改等，须在涂改处签名认可。
2.3应配置专门的文件柜，并将文件保管于干燥、无虫害、防火、防盗之处，以**文件有效性和安全性。
2.4档案的借阅
1）应将文件有序整理，方便借阅。
2）凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》，原则上在*地点查阅。
3）如需借出档案，一般不得**过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借阅登记。
4）档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。
5）借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅秘密文件需知识产权部副总批准。
6）外部单位（第三方机构）查阅者，需总经理批准，办理手续方可查阅，一般情况下不借出。

1对外发布信息工作部署
开展对外信息发布管理工作前，由知识产权部起草下发《知识产权管理文件》，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起按照《知识产权信息资源控制程序》的6.4要求开展对外信息发布工作。
2发布信息申请
1）任何个人和部门在对外信息发布之前，必须经过审核通过方可发布。
2）业务申请人需将对外发布的信息方案连同《对外信息发布审查报告》提交到知识产权部门进行审查。
3对外发布信息审查
1）知识产权部对发布方案中涉及到的公司有关知识产权方面的技术、工艺、新产品等是否泄漏公司的商业秘密或准备申请专利的技术、外观设计或尚未进行注册申请的商标设计等进行审查，并提出修改建议，对于需要对外保密的信息，知识产权部有权提出修改方案。
2）知识产权部审查内容还应该包括发布以上的信息是否侵权、是否涉及虚假宣传等，并填写审查意见。
4对外发布信息批准或驳回
1）知识产权部根据审查意见对外信息发布内容，包括广告宣传、研发产品，财务审计等信息无异议的、确认不存在虚假宣传、图片有合法知识产权来源等，提出批准，必要时报管理者代表和总经理批准。
2）知识产权部根据审查意见对外信息发布内容，包括广告宣传、研发产品，财务审计等信息有虚假宣传、图片无合法知识产权来源等，存在异议的，提出驳回，并给出修改意见。
3）业务申请部门根据修改意见进行修改，并再次提交审核，直至通过审核。

1 人才需求
1.1、需求部门根据部门业务情况或人员情况，提出人才需求
1.2、人力资源部从教育、培训、技能和经历等方面考虑，编制知识产权管理人员《岗位说明书》
2 入职招聘
2.1、入职招聘员工需填写《入职知识产权背景调查表》，进行有相关知识产权背景调查；对与知识产权密切岗位还应签署知识产权声明文件。
2.2新入职的员工都应当签订劳动合同，合同中除约定知识产权权属、保密条款外，对与知识产权密切岗位还应当明确与知识产权相关的和义务；对于涉密人员还要补充签署《保密协议》，协议里约定知识产权保护条款，涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。
3 员工培训
人力资源部制定《知识产权年度培训计划》，根据培训计划组织相关人员培训，培训按照知识产权工作人员，中、高层管理人员，研发人员和全体员工进行分类别分批次培训，并形成《培训实施情况记录》。
4 员工离职
公司员工离职前应当填写《员工辞职申请单》和《工作交接清单》，《工作交接清单》要进行相应的知识产权事项提醒；核心涉密人员离职，必须签订《保密协议》，核心涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。

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