广东知识产权管理体系认证材料

1法律法规等外来文件的收集、管理
1.1知识产权部通过以下途径获取外来文件，并编制《知识产权信息收集渠道列表》
   1）从报纸、杂志获取。
   2）关注（国家、省、市各级）、部门（如科技局、知识产权局等）、行业或通过本地相关部门获取。
   3）从知识产权代理机构等机构获取。
1.2选择与确定适应性
   1）根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。
   2）根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。
1.3外来文件可以目录式管理，以《法律法规及其他要求一览表》体现，对纸质外来文件，在适当位置加盖红色“外来文件”章；对电子档外来文件，需在文件名上加以标注，并定期从标准网站中查询其版本状态，及时更新，同时过期的外来文件作“作废文件”处理。
1.4获取的法律法规和其他要求信息可通过邮件、工作群、通知或宣传等方式及时传达各部门，各部门并将相关信息及时传达给有关部门员工。
1.5涉密文件的存档保管依据IPCX-014《保密管理程序》进行。
  2档案管理
2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。
2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、涂改等，须在涂改处签名认可。
2.3应配置的文件柜，并将文件保管于干燥、无虫害、防火、防盗之处，以**文件有效性和安全性。
2.4档案的借阅
   1）应将文件有序整理，方便借阅。
   2）凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》，原则上在地点查阅。
     3）如需借出档案，一般不得**过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借阅登记。
  4）档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。
  5）借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅秘密文件需知识产权部副总批准。
  6）外部单位（第三方机构）查阅者，需总经理批准，办理手续方可查阅，一般情况下不借出。

1 目的
在立项阶段建立一个完整的知识产权流程，避免重复立项研发、侵权风险、提高研发效率，确保技术和市场的可持续发展得到有效**。
2 适用范围
本程序适用于公司所有项目立项过程。
3 职责
3.1 市场部
3.1.1 负责市场调研，评审产品设计开发建议；
3.1.2 负责组织业务员与客户沟通、明确产品需求。
3.2 研发部
3.2.1 负责组织相关人员分析论证立项初期可能涉及的知识产权事项；
3.2.2 负责通知知识产权部相关检索、分析事项；
3.2.3 负责对知识产权相关检索、分析结论的审批。
3.2.4 负责编制《立项报告》
3.2.5 负责公司新产品开发的决策；
3.2.6 负责组织评审涉及知识产权的方案选择；
3.2.7 负责立项及开发过程各检索、分析报告的审批。
3.3 知识产权部
3.3.1 负责项目立项策划前的知识产权检索与分析；
3.4 总经理
3.4.1 总经理负责各项目新方案的终评审。

涉密载体管理
     1密级及范围
         公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：
1） 技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
3） 公司知识产权管理体系一、二、文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；
4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
     2保密期限
         一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。
     3涉密载体定密程序
         由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
     4涉密载体的控制
        1）涉密载体的管理原则：秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。
        2）涉密载体的制作：制作秘密载体，应当密级。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）的左上角标明密级；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。
        3）涉密载体的收发与传递
           a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需填写《涉密载体收发记录表》。
           b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。
        4）涉密载体的保存
           a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
           b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。
           c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总。
        5）涉密载体的销毁
           a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。
           b.销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。
           c.销毁纸介质涉密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。
           d.销毁磁介质、光盘等涉密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
           e.禁止将涉密载体作为废品出售。

1 目的
 1.1 为了维护公司的合法权益，规范知识产权纠纷案件的处理及应对措施，加强法律风险控制能力，运用必要的法律手段维护公司的合法权益，特制定本管理程序。
2 适用范围
2.1适用于本公司所有部门。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
3.2 IPGL-07《知识产权应急方案》
4 术语及定义
   4.1 知识产权争议案件：是指公司在经营管理活动中发生的与知识产权相关的民事、刑事、行政法律纠纷案件。包括但不限于国内和涉外的经济纠纷、民事纠纷、刑事纠纷、行政纠纷等，解决方式有诉讼、仲裁、调解、和解、交叉许可、行政处理等。 
5 职责
   5.1知识产权部：负责知识产权法律纠纷的调查、证据收集、起诉应诉、协商谈判等。 
   5.2当事部门：负责案件事实的陈述、协助调查、资料及证据材料的收集等。
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