广州知识产权管理体系认证流程需要那些材料

1 发生涉外贸易业务时，开展如下知识产权管理作业。
2向境外销售产品前，由市场部向知识产权部提出申请，填写《知识产权检索申请表》：调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼（诉讼信息可包括诉讼规定、律师费用、近期相关行业诉讼案例等），知识产权部根据检索结果制定《输出国（地区）法律法规状况报告》，并提供给市场部。
3向境外销售产品前，由市场部向知识产权部提出申请，填写《知识产权检索申请表》：调查检索相关产品的知识产权信息，分析可能涉及的他人知识产权。知识产权部检索后，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的产品知识产权保护和风险方案，出具《知识产权风险评估报告》，并逐级报审。
4向境外销售产品前，由市场部通过《内部联系单》提醒知识产权部，知识产权部应适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记（填写《知识产权申请审批表》等申请记录）。
5市场部应会同知识产权部对重要知识产权进行海关备案评估，填写《知识产权海关备案评估表》，根据评估结果，有必要的话可进一步采取相应的边境保护措施，由知识产权部进行知识产权海关备案，相关备案信息登记到《知识产权海关备案记录》。
6对外签署销售合同时，涉及委托加工、来料加工、贴牌生产等销售合同，合同要列明知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等知识产权条款，必要时应要求对方提供知识产权许可证明。

1 目的
通过对公司所有合同或协议签订过程中的控制，保证所有合同或协议符合公司内部的有关规定以及符合相关法律法规，确保公司的正当利益。
2 适用范围
本程序适用于公司及关联公司的所有合同或协议的管理控制。
3 职责
3.1 市场部
3.1.1负责回复客户对公司基本资料的调查，客户调查公司基本资料并要求提供相关资料文件的，应当注意识别，并与客户及时作好沟通，原则上涉及关键知识产权的资料文件，不得向客户提供，如果客户坚决要求查看相关资料文件的，应当经直属上级同意，并签订相关保密协议。
3.1.2负责贴牌、来料加工或委托加工等销售合同的制定，在合同中必须明确规定知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等；并及时与知识产权部做好沟通，提前作好知识产权风险预防。
3.2 采购部
3.2.1负责相关采购合同或协议草案的编制，相关流程的申请以及合同的正常履行；涉及知识产权事项的，及时与知识产权部做好沟通，提前作好知识产权风险预防。
3.3 研发部
3.2.1 涉及对知识产权的检索与分析、预警、申请、诉讼、侵犯调查与鉴定、管理咨询等对外委托业务的，负责相关服务合同的洽谈与草拟，约定知识产权权属、保密等内容。
3.2.2 涉及委托开发或合作开发业务的，负责相关合同的草拟与签订，并约定知识产权权属、许可及利益分配、后续改进权属和使用等。
3.2.3 涉及国家重大专项等支持项目时，负责收集并了解相关知识产权管理规范，并按公司要求进行管理。
3.4 知识产权部
3.3.1 负责参与业务部门范本合同的制作与修订，提出法律意见。
3.3.2 负责公司对外签订的涉及知识产权等法律问题的合同或协议进行必要的审查，出具《合同知识产权审查表》。
3.5 总经理
3.5.1 负责合同评审的批准。
3.5.2 负责合同签订。

涉密载体管理
1密级及范围
公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：
1） **技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
3） 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；
4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
2保密期限
一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。
3涉密载体定密程序
由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
4涉密载体的控制
1）涉密载体的管理原则：秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。
2）涉密载体的制作：制作秘密载体，应当注明密级。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）的左上角标明密级；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。
3）涉密载体的收发与传递
a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需填写《涉密载体收发记录表》。
b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。
4）涉密载体的保存
a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。
c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总。
5）涉密载体的销毁
a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。
b.销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。
c.销毁纸介质涉密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。
d.销毁磁介质、光盘等涉密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
e.禁止将涉密载体作为废品出售。

涉密事件是指公司有关部门和个人因违反有关保密法规，使公司秘密被不应知悉者知悉，或者未经许可**出了限定的接触范围而不能证明未被不应知悉者知悉的事件。
1涉密事件报告
1）各部门负责人负责报告本部门发生的泄密事件。各部门发现泄密事件后，应在规定的时间内填写《内部联系单》，上报公司知识产权部，并立即采取补救措施，积极组织力量查找，以挽回或减少泄密造成的损失。
2）在泄密事件情况尚不十分清楚时，可在规定的时限内先以口头形式报告公司知识产权部，而后在12小时内填写泄密事件报告登记表，报公司知识产权部。
3）发生泄密事件上报期限为：
——涉及绝密级和向境外的机构和人员泄露或出卖公司秘密的应立即上报；
——涉及机密级的应在2小时内上报；
——涉及秘密级的应在4小时内上报。
2泄密事件查处
1）查明所泄露的秘密事项的内容、密级、危害程度、主要情节和有关责任者；
2）积极采取必要的补救措施，防止事态扩大；
3）依据国家的有关法律、法规和公司管理制度，对泄密责任人提出处理意见；
4）针对泄密事件暴露出的问题，提出改进和加强保密管理工作的意见。

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