东莞知识产权管理体系认证咨询需要那些材料

1 目的
1.1 为了有效识别和控制企业在销售和售后过程中的知识产权风险，特制定本管理程序。
2 适用范围
2.1适用于本公司销售和售后活动。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
4 术语及定义
不适用
5 职责
5.1市场部：主导产品市场营销阶段知识产权相关信息收集，在产品宣传、销售、会展等商业活动前制定知识产权保护或风险方案；负责产品销售市场监控，采取保护措施，及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况；产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权保护和风险方案。
5.2知识产权部：主导对收集到信息的分析、识别；协助市场部进行相关的知识产权检索分析及制定风险方案；对产品升级或市场环境发生变化时的制定知识产权保护方案并进行评估，适时形成新的知识产权。

1表单制定和修改
1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
1.4表单修改时，由相应部门确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
2表单的登记、发行
2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为版本。
2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
3记录填写要求
3.1各部门根据工作需要填写相应的表单，以产生记录。
3.2记录要求
1）记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目（如合同号、日期等），填写时不准遗漏。
2）记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯性字段的修改，修改者应在旁边签名并注明日期；记录修改时不能使用涂改液，不能将错误内容修改得看不清楚。
3）记录中不需要填写的项目或栏目可以“/”划掉。
4记录确认、收集、整理、编目、装订
4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。
4.2具体有关记录的审批权则根据记录本身的特性而定。
4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。
4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，填写《记录清单台帐》，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等），编目、装订成册进行归档保存。跟随文件资料的记录表单（如合同评审单）等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。
5记录归档、存储和保管
5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。
5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。
5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。
6记录查询、借阅
1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。
2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。
3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。
7记录保存期限应注意以下要求
7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。
7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。
7.3审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。
7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。

1在生产、办公设备、软件采购时，采购部应当重视对供应商及所采购产品的知识产权状况进行评价与确定，要求供应商提供涉及产品的知识产权权属证明。相关采购合同还需经知识产权部出具《合同知识产权审查表》，方可签署。
2其他部门在使用生产、办公设备、软件时，需关注相关设备、仪器、软件的知识产权状态，知识产权部每年一次开展自查，编制《生产、办公设备及软件自查表》，一旦发现侵权风险，制定《生产、办公设备及软件侵权处置方案》报管理者代表审批执行。
3由知识产权部提供被监控的我方知识产权信息，市场部根据业务拓展的渠道及范围及时跟踪市场信息，对可能涉及的我方知识产权被侵权信息进行定期监控记录，每月登记IPJL741-27-1《知识产权纠纷记录台账》，并提交知识产权部进行信息甄别或判断，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
4知识产权部每月定期监控公司主营产品可能涉及他人知识产权的状况，监控依据每月更新的《知识产权信息汇总表》相关产品领域知识产权信息，分析判断我方产品是否涉嫌侵犯他人知识产权，并登记IPJL741-27-2《知识产权纠纷记录台账》，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
5知识产权部负责对被控侵权信息的监控收集，发生被控侵权事件时，登记IPJL741-27-3《知识产权纠纷记录台账》，编制《侵权反馈表》。
6由知识产权部主导，各相关部门配合对每月汇总收集到的《知识产权纠纷记录台账》及相关信息进行分析、识别，确认是否存在侵权风险。分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的知识产权保护和风险方案，每月发布《知识产权风险评估报告》；如果存在侵权，则在《知识产权风险评估报告》中提出启动知识产权应急方案，经管理者代表和在总经理核准后进入应急方案启动流程。如果是知识产权争议案件，知识产权部据此制定《被控/被侵权法律纠纷评估报告》，具体依据《知识产权法律纠纷处理控制程序》执行。
7应急方案启动后，立即进行：
1）由知识产权部对权力障碍清除可能性进行分析，交叉许可可能性分析，主导和解可能性分析。
2）由研发部负责产品替代性分析。
3）由市场部负责产品市场情况分析。
8根据7的分析情况作出相应的处置方案。
1）权力障碍具有清除可能的，启动权力障碍清除程序，如对**、商标提起无效等。同时，尽可能做出产品替代方案，以确保在权力障碍无法清除时，及时对产品进行更新、替代。
2）权力障碍不具有清除可能的，由市场部负责收集对方产品信息，由知识产权部负责、研发部协助进行对方产品涉及公司权力可能性进行分析。有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导以交叉许可为目的进行和解沟通或暂缓处理，进一步跟踪权力方的动态。没有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导进行和解沟通或暂缓处理。同时，根据市场情况分析进行产品替代方案的实施，力求以短时间、小市场影响、成本，对涉嫌侵权产品进行更新、替代。
9上述8处置方案经总经理核准后实施，主导部门根据实施进展中的具体情况及时作出处置方案的优化，报总经理核准后实施优化方案。

1知识产权实施、许可、转让前，知识产权部根据不同需求，分别制定调查方案进行相应的评估，出具《知识产权实施、许可和转让事前调查评估表》；对于被许可和购入的输入知识产权评估内容还包括输入尽职调查。对于调查后发现侵犯他人**的**，实施前还应获得方许可或寻求交叉许可才可实施。评估结论确认可以进行实施、许可或转让操作的，报管理者代表和总经理核准后进行相应的操作程序。
2对于权力的实施，由知识产权部进行监控，并做好《知识产权实施监控记录》。
3为促进权力的实施，由知识产权部和知识产权部起草、修订相关的实施效果奖励方案到《知识产权奖罚制度》里，报管理者代表和总经理核准后执行。
4由知识产权部负责实施、许可、转让所需的程序性事物。
5有关评估工作*自进行有困难的，可以报管理者代表和总经理核准后委托专业机构进行。

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