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本部门职责是什么? 人员对职责是否清楚? 询问行政部经理:主要负责文件记录控制、人员能力与培训管理、管理体系的运行控制、目标分解及考核等。 行政部经理清楚的回答出自身的职责,其认为行政部人员职责分配合理,可各司其职,顺利完成各项工作。 目标指标的制定及分解、考核情况? 对质量目标进行分解,形成质量目标分解表(各部门),并执行季度考核,提供质量目标考核表,季度考核:各项目标完成。 提供目标指标完成统计,季度完成情况良好。 如何进行内部沟通和信息交流?效果如何? 内部沟通和信息交流的形式有会议、谈话、写信、电子邮件、面谈等形式。在公司和部门**这一层次,不定期由总经理召集会议,就有关管理管理体系运行情况(包括管理管理体系的有效性)进行沟通,由各部门**将有关信息在本部门传达。 内部沟通机制基本形成。 请介绍本公司资源配置情况(需求)。资源:基础设施及工作环境方面要求?目前尚有哪些应改进的方面? 公司现有的人力资源,包括设计人员、管理人员、业务人员、司机等;资金和设备均能满足当前服务及办公经营的需要。 随着经营的需要,本公司将不断优化资源配置,以适应不断发展的需要。 组织的知识 定期总结并收集各项管理经验,并进行交流。 以确保经验知识的积累;获取组织内部人员的知识和经验;从顾客、供应商和合作伙伴方面收集知识;获取组织内部存在的知识(隐性的和显性的);与竞争对手比较;与相关方分享组织知识;根据改进的结果更新必要的组织知识。 体系文件的制定、批准、发布和更改是否符合标准的要求?文件的更改和修订状态是否得到识别? 行政部是否保存有本部门所使用的文件,是否有文件清单?文件的保存是否得当,在现场有无作废文件被非预期使用?外来文件如何控制?是否确保各岗位员工明确其活动所依据的文件? 是否及时将作废文件撤出使用场所或加以标识? 制定有文件控制程序,规定了对文件的编制、审批、作废、修改等的控制要求。 现场检查,文件的编制、审核、批准符合要求。文件的更改得到了相关人员的审批。文件修订状态得到识别。在各部门可以得到相关文件的适用版本。未发现作废文件非预期使用,文件保存良好,清晰完整。外来文件受控。所有受控文件均加盖受控章。提供〈有效文件清单及收发记录〉,对所有文件进行了登记和发放,记录内容符合要求。明确了各岗位员工明确其活动所依据的文件。作废文件由行政部及时收回并销毁。