广州知识产权管理体系认证机构 知识产权贯标需要那些材料

1.1知识产权窗口专员定期检索**业竞争对手发布知识产权情况，相关联知识产权信息电子档。
1.2知识产权窗口专员对重要知识产权进行打印，整理，归档。纸档可提供公司内部人员借阅和查询，存放地点知识产权部档案室。
2专项检索
2.1由立项、研发、知识产权获取、产品销售、市场监控、法律纠纷、信息收集等专项需求发起的检索，由需要检索的部门提出检索请求，报送知识产权部审核批准，由窗口专员负责通过相关检索网站进行检索，并出具检索报告。
2.2由自己部门负责检索的不用提出知识产权检索申请。
3检索方式
3.1自行检索
公司针对知识产权的自行检索由需要检索的部门提出检索请求，填写《知识产权检索申请表》，报送知识产权部审核批准，由知识产权部*相关窗口专员（可以是知识产权部或其他部门相关人员）负责通过如下网站进行检索，并出具检索报告。
1）*共和国国家知识产权局
2）中国**信息中心
3）**搜索引擎网
4）商标搜索
5）其它检索渠道
3.2委外检索
1）检索机构的选择由管理者代表审批。
2）针对重要的知识产权检索，知识产权部可以提出报送具有的检索机构进行检索，首先与检索机构签订保密协议，再将需要检索的知识产权送外检索，并将检索机构出具的检索报告作为终的检索报告。

涉密事件是指公司有关部门和个人因违反有关保密法规，使公司秘密被不应知悉者知悉，或者未经许可**出了限定的接触范围而不能证明未被不应知悉者知悉的事件。
1涉密事件报告
1）各部门负责人负责报告本部门发生的泄密事件。各部门发现泄密事件后，应在规定的时间内填写《内部联系单》，上报公司知识产权部，并立即采取补救措施，积极组织力量查找，以挽回或减少泄密造成的损失。
2）在泄密事件情况尚不十分清楚时，可在规定的时限内先以口头形式报告公司知识产权部，而后在12小时内填写泄密事件报告登记表，报公司知识产权部。
3）发生泄密事件上报期限为：
——涉及绝密级和向境外的机构和人员泄露或出卖公司秘密的应立即上报；
——涉及机密级的应在2小时内上报；
——涉及秘密级的应在4小时内上报。
2泄密事件查处
1）查明所泄露的秘密事项的内容、密级、危害程度、主要情节和有关责任者；
2）积极采取必要的补救措施，防止事态扩大；
3）依据国家的有关法律、法规和公司管理制度，对泄密责任人提出处理意见；
4）针对泄密事件暴露出的问题，提出改进和加强保密管理工作的意见。

1表单制定和修改
1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
1.4表单修改时，由相应部门确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
2表单的登记、发行
2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为版本。
2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
3记录填写要求
3.1各部门根据工作需要填写相应的表单，以产生记录。
3.2记录要求
1）记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目（如合同号、日期等），填写时不准遗漏。
2）记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯性字段的修改，修改者应在旁边签名并注明日期；记录修改时不能使用涂改液，不能将错误内容修改得看不清楚。
3）记录中不需要填写的项目或栏目可以“/”划掉。
4记录确认、收集、整理、编目、装订
4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。
4.2具体有关记录的审批权则根据记录本身的特性而定。
4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。
4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，填写《记录清单台帐》，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等），编目、装订成册进行归档保存。跟随文件资料的记录表单（如合同评审单）等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。
5记录归档、存储和保管
5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。
5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。
5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。
6记录查询、借阅
1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。
2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。
3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。
7记录保存期限应注意以下要求
7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。
7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。
7.3审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。
7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。

1在生产、办公设备、软件采购时，采购部应当重视对供应商及所采购产品的知识产权状况进行评价与确定，要求供应商提供涉及产品的知识产权权属证明。相关采购合同还需经知识产权部出具《合同知识产权审查表》，方可签署。
2其他部门在使用生产、办公设备、软件时，需关注相关设备、仪器、软件的知识产权状态，知识产权部每年一次开展自查，编制《生产、办公设备及软件自查表》，一旦发现侵权风险，制定《生产、办公设备及软件侵权处置方案》报管理者代表审批执行。
3由知识产权部提供被监控的我方知识产权信息，市场部根据业务拓展的渠道及范围及时跟踪市场信息，对可能涉及的我方知识产权被侵权信息进行定期监控记录，每月登记IPJL741-27-1《知识产权纠纷记录台账》，并提交知识产权部进行信息甄别或判断，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
4知识产权部每月定期监控公司主营产品可能涉及他人知识产权的状况，监控依据每月更新的《知识产权信息汇总表》相关产品领域知识产权信息，分析判断我方产品是否涉嫌侵犯他人知识产权，并登记IPJL741-27-2《知识产权纠纷记录台账》，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
5知识产权部负责对被控侵权信息的监控收集，发生被控侵权事件时，登记IPJL741-27-3《知识产权纠纷记录台账》，编制《侵权反馈表》。
6由知识产权部主导，各相关部门配合对每月汇总收集到的《知识产权纠纷记录台账》及相关信息进行分析、识别，确认是否存在侵权风险。分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的知识产权保护和风险方案，每月发布《知识产权风险评估报告》；如果存在侵权，则在《知识产权风险评估报告》中提出启动知识产权应急方案，经管理者代表和在总经理核准后进入应急方案启动流程。如果是知识产权争议案件，知识产权部据此制定《被控/被侵权法律纠纷评估报告》，具体依据《知识产权法律纠纷处理控制程序》执行。
7应急方案启动后，立即进行：
1）由知识产权部对权力障碍清除可能性进行分析，交叉许可可能性分析，主导和解可能性分析。
2）由研发部负责产品替代性分析。
3）由市场部负责产品市场情况分析。
8根据7的分析情况作出相应的处置方案。
1）权力障碍具有清除可能的，启动权力障碍清除程序，如对**、商标提起无效等。同时，尽可能做出产品替代方案，以确保在权力障碍无法清除时，及时对产品进行更新、替代。
2）权力障碍不具有清除可能的，由市场部负责收集对方产品信息，由知识产权部负责、研发部协助进行对方产品涉及公司权力可能性进行分析。有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导以交叉许可为目的进行和解沟通或暂缓处理，进一步跟踪权力方的动态。没有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导进行和解沟通或暂缓处理。同时，根据市场情况分析进行产品替代方案的实施，力求以短时间、小市场影响、成本，对涉嫌侵权产品进行更新、替代。
9上述8处置方案经总经理核准后实施，主导部门根据实施进展中的具体情况及时作出处置方案的优化，报总经理核准后实施优化方案。

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