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记录控制
办公室是记录控制的归口管理部门，食品安全小组成员负责本部门记录的管理。办公室和食品安全小组成员按《记录控制程序》的规定执行，各部门应建立并保持记录，以提供符合要求和食品安全管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。各部门应按记录控制程序的规定对记录进行标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
5、管理职责
5.1 管理承诺
公司总经理承诺，组织食品安全小组及其全体员工通过以下活动，保证公司建立、实施食品安全管理体系并持续改进其有效性。
a）规定公司的经营目标支持食品安全；
b）向公司全体员工传达满足与食品安全相关的法律法规、《食品安全管理体系食品链中各类组织的要求》以及顾客要求的重要性；
c）制定食品安全方针；
d）进行管理评审；
e）为体系运行提供充足的资源。
5.2 食品安全方针
公司总经理制定了食品安全方针，用本手册予以公布并对其进行沟通。
公司总经理承诺确保食品安全方针：
a）与公司在食品链中的作用相适宜；
b）符合与顾客商定的食品安全要求和法律法规要求；
c）利用文件、培训、会议等形式在公司的各层次得以沟通、实施并保存；
d）在持续适宜性方面在管理评审中进行评审；
e）充分阐述沟通；
f）由可测量的目标来支持。
5.3 食品安全管理体系策划
5.3.1 食品安全管理体系的策划活动
公司食品安全管理体系的策划活动由总经理组织实施，食品安全小组组长协助总经理实施食品安全管理体系的策划活动，各职能部门参与食品安全管理体系的策划活动。
a）培训、学习《食品安全管理体系食品链中各类组织的要求》准则；
b）按GB/T 22000-2006《食品安全管理体系  食品链中各类组织的要求》准则，结合公司在大米的加工及小米的分装在食品链中的阶段和作用，制订食品安全方针，确定贮藏的过程和场地；
c）确定食品安全小组各成员的职责和权限；
d）任命食品安全小组组长；
e）制订完善公司的食品安全管理体系文件，编制食品安全质量手册，用食品安全质量手册对公司食品安全管理体系予以规定；
f）食品安全管理手册由总经理批准后发布实施并持续改进。
5.3.2 食品安全管理体系的策划应做到：
a）对食品安全管理体系的策划，满足4.1以及支持食品安全的公司目标的要求；
b）在对食品安全管理体系的变更进行策划和实施时，保持体系的完整性。